Какие задачи воруют энергию
1. Закрытые, но висящие
Бывает, что человек уже провел встречу, согласовал макет, сделал выгрузку, но в трекере — сервисе для управления проектами — все еще стоит статус «в процессе». И пока задача не закрыта, наш мозг не получает сигнала, что человек справился. И чем больше таких задач, тем больше недовольства. «Пока мы не поставим галочку, нам кажется, что дело не завершено», — пишет эксперт на сайте «Лайфхакер».
2. Задачи из категории «последняя миля»
Человеку остался последний простой шаг, например вставить ссылку, но он его не делает. Просто потому, что переключился на что-то или боится выпустить сделанное «в свет» — опубликовать статью, выложить пост и прочее. В итоге задача на несколько недель зависает в черновике, хотя закрыть ее можно за десять минут.
«Когда я запускала интернет-магазин для издательства “МИФ”, то много работала в команде с логистами. От них я узнала, что есть термин “последняя миля”. Так называют этап доставки товара от склада до двери клиента. Именно он часто оказывается самым дорогим и непредсказуемым», — поделилась Марьяна Онысько.
Она отметила, что в проектах тоже есть такая «последняя миля». Это когда человек потратил уже 95% ресурса на работу и осталось всего 5% усилий, чтобы начать получать пользу от проделанного. И чем дольше мы этого не делаем, тем хуже как для нас, так и для проекта.
3. Устаревшие задачи
Эти дела не решаются неделями или даже месяцами. Речь идет об идеях, которые мы в свое время быстро внесли в список дел, чтобы не забыть, а потом отложили. И благополучно забыли. В итоге они только отвлекают и не вдохновляют. Марьяна Онысько рассказала, что она не тратит силы на восстановление хода мыслей. Она придерживается принципа из книги «Эссенциализм», в которой говорится, что ты всегда помнишь о важном. А если забыл — значит, это просто не важно.
4. Задачи в задачах
Бывает, что одна задача, сформулированная просто, включает в себя подпункты. Например, «подготовить презентацию». Казалось бы, это одна задача, но она требует много действий: подумать, о чем нужно сказать, составить структуру и прочее. Если не выписать все это по отдельности, дело будет переходить изо дня в день и раздражать. Получается, мы вставляем задачу в план, но вечером не можем поставить галочку и ощущаем недовольство.
5. Протухшие, но важные задачи
Это дела, про которые все забыли или которым никто не придал значения. Причем мы даже не начали над этим работать. Подобные задачи теряются, например в переписке или среди других, более важных дел. Однако их очень важно «вытаскивать на свет».
«Иногда достаточно напомнить: “А что с этим?” И задача быстро закрывается. Хотя до этого висела месяц», — отметила эксперт.
6. Задачи-фантомы
Они кажутся нам простыми и легкими. Мы полагаем, что справимся за пять минут, но в итоге задача оказывается сложнее, чем предполагалось. То есть мы просто еще не знаем, что нас ждет. Такие задачи особенно коварны. Они даже не похожи на проблему, но при этом чаще всего сбивают тайминг и выматывают.
7. Задачи-парадоксы
Иногда больше всего энергии мы тратим на задачи, которые не делаем. Некоторые из них нам нравятся, но мы не беремся за них по разным причинам: слишком нерационально, не просили, не срочно. Например, хочется сесть и оформить идею, но мы откладываем это, потому что некогда и вообще это не в плане. А какие-то задачи в приоритете, но мы не решаемся приступить. И каждый раз, увидев их в списке, делаем микровздох и ощущаем легкое чувство вины. Мы снова откладываем дело, злимся, раздражаемся. И тратим еще больше сил.
8. Задачи, которым пора сказать «нет»
Иногда это задачи из прошлого, иногда — дела, которые больше не в приоритете. Например, мы пообещали кому-то что-то, но ему это было не особо нужно. В итоге человек про это забывает, а мы неделями держим эту задачу в голове. Необходимости выполнять задачу нет, но мы тратим на это энергию. В таких случаях дело можно просто вычеркнуть из списка — сразу придет сильное облегчение.
«Честное “нет” иногда дает больше энергии, чем чекбокс “выполнено”», — заметила Марьяна Онысько.
Что делать с этим списком
Автор статьи рассказала, что раз в неделю она открывает трекеры и проходится по всем задачам. Это занимает у нее от 30 минут до 1 часа. Эксперт называет это «Полицией незакрытых задач». Это помогает включиться в работу или закрыть гештальты в конце недели.
«Я часто начинаю с этого день, если чувствую расфокус. Закрываю задачи, с которыми уже закончила, — я называю это “выдать медальки”. В этот момент уровень дофамина растет и появляется энергия на новые действия», — поделилась эксперт.
Если задача настолько устарела, что она не помнит, что имела в виду, пробует переформулировать. Если не получается — задачу можно удалить, если получилось — сделать.
Если же дело не завершается за три дня, эксперт начинает выяснять, что здесь не так. По словам Марьяны Онысько, тут два варианта: либо она просто запланировала слишком много дел и список надо уменьшить, либо задача замаскировалась под небольшую. Последнюю стоит раздробить, чтобы позже поставить галочку напротив каждой.
«Все эти действия довольно просты, но они возвращают контроль, улучшают фокус и снижают тревожность. Иногда за 30 минут удается закрыть 10 задач и освободить не только список, но и голову», — отметила автор.
Она подчеркнула, что у каждого свои типы задач, которые лишают энергии, и что ее список не универсальный. Однако он может помочь составить свой.
«Посмотрите на свои дела — что вас злит, раздражает, вызывает тяжелый вздох? Попробуйте начать с одного пункта. И вы удивитесь, как быстро возвращается ощущение “я справляюсь”», — заключила Марьяна Онысько.
Тем временем предприниматель, тренер по личной эффективности Владимир Стекольщиков рассказал, почему пропадает мотивация и как ее вернуть.
