В век информационных технологий сотрудники компаний предпочитают коммуницировать онлайн — с помощью электронной почты, корпоративного чата или подключения к видео-конференц-связи. Но при этом на многих предприятиях сохраняется бумажная документация, например, таким образом издаются приказы, в которых нужно расписываться. Вместе с экспертом мы разберемся, относятся ли к официальным документам служебные записки в 2025 году, как они помогают в работе компании, какими нормативными актами регламентируются.
Что такое служебная записка и зачем ее писать
Это документ для коммуникации между сотрудниками и руководством. Работает она только внутри организации, для общения с представителями другой компании такую форму взаимосвязи использовать нельзя. Служебная записка пишется в следующих случаях:
- если нужно передать, предоставить или запросить информацию;
- формализовать общение, чтобы избежать разночтений;
- представить руководству свои предложения;
- задокументировать произошедшее событие;
- уведомить руководство о чем-либо;
- обеспечить координацию действий;
- дать объяснение по какому-нибудь вопросу;
- подтвердить выполнение задач.
— Некоторые виды служебных записок — основание для оформления кадровых решений или издания распорядительной документации, — говорит Антон Анферов, врио директора Дирекции дополнительного профессионального образования, преподаватель кафедры государственного и муниципального управления Государственного университета управления.
Виды служебных записок
Подача служебной записки оправдана, если требуется решить какой-либо рабочий вопрос. Виды служебных записок классифицируются исходя из целей написания. Рассмотрим основные из них.
| Рапорт | Она содержит информацию о событиях или происшествии, свидетелем которых был сотрудник |
| Аналитическая записка | Содержит анализ сложившейся ситуации |
| Объяснительная записка | В ней идет объяснение случившегося проступка сотрудника |
| Пояснительная записка | Уточняет некоторые детали реализации проекта или модернизации, идущей на производстве |
Как правильно написать служебную записку
— Деловая переписка подразумевает соблюдение субординации, поэтому если записка адресуется руководителю организации, стоит добавить своего начальника в гриф согласования, — поясняет Антон Анферов.
Обязательных правил оформления служебных записок не существует. Можно опираться на правила, существующие внутри компании. Если таковых нет, то стоит посмотреть общие требования к документам и их реквизитам, например, к такому, как ГОСТ Р 7.0.97−2016.
Традиционно служебные записки соответствуют следующей структуре и содержат определенные данные.
1. «Шапка»
Обычно она пишется вверху страницы и обязательно содержит следующую информацию:
- данные руководителя, на имя которого написан документ (необходимо написать должность и его Ф. И. О.);
- данные автора (обозначить должность и Ф. И. О.);
- название документа (в зависимости от вида изложенной ниже информации, вверху документа нужно обозначить ее цель. Например, написать — рапорт);
- назначение документа (кратко пояснить цель обращения, например, служебная записка о реализации нацпроекта «Демография»);
- внутренний номер (заполняется в том случае, если в компании принято вести учет таких документов и секретарь в обязательном порядке их регистрирует);
- дата и место составления (обозначается числом, когда служебная записка была составлена).
2. Основная часть
Она содержит информацию, ради которой и была составлена служебная записка. Все, о ком идет речь в документе, должны быть указаны с Ф. И. О. и своими должностями.
3. Список приложений
Указываются, если таковые имеются. Обязательны ссылки на официальные письма и распоряжения, если в записке речь идет о них.
4. Подпись и дата
Нужно подписаться и сделать расшифровку. Дата ставится та, когда была составлена записка.
Образцы и примеры заполнения служебной записки
Выглядеть служебные записки могут по-разному в зависимости от стоящих перед отправителем задач, поэтому мы приведем несколько примеров, направленных на решение различных вопросов.
1. Пояснительная записка
2. Докладная
3. Аналитическая
Частые ошибки при написании служебной записки
Хоть единой формы подачи служебных записок нет, есть основные правила, которых стоит придерживаться при их составлении. Остановимся на самых распространенных ошибках.
1. Использование неподходящего для этого носителя
Если в организации принято подавать такие документы на бумажном носителе, то обычно служебную записку пишут на чистом листе формата А4. В некоторых организациях принято использовать для этих целей бланк письма, на котором должны находиться логотип и наименование организации. Использовать для служебной записки тетрадный листок или лист из блокнота не рекомендуется.
2. Эмоциональная составляющая информации
Служебная записка пишется в деловом стиле без эмоциональной окраски изложения. При написании следует избегать оценочных суждений, требуется только сухое изложение фактов.
3. Языковые ошибки
Не нужно использовать обороты, принятые в разговорной речи. Например фразу, «десять тысяч рублей, которые пойдут для проведения мероприятия», следует заменить на «десять тысяч рублей для организации мероприятия».
4. Отсутствие изложения причины обращения
Начать служебную записку надо с констатации причины ее подачи. Например, «в связи с вашим поручением по анализу такой-то ситуации» или «в связи с увеличением штата в конкретном подразделении».
5. Неуказание своей должности и должности адресата документа
Необходимо следить, чтобы были четко указаны Ф. И. О., должности, другие необходимые данные всех лиц, о которых идет речь в тексте.
6. Неправильное оформление «шапки»
Когда указывается автор записки, используется предлог «от». Нужно написать так, например: «Директору овощной базы № 3 от водителя Петрова Н. К.».
Советы эксперта
Несмотря на развитие электронного документооборота, служебная записка остается актуальной формой коммуникации. Раньше они подавались только на бумажном носителе. Сегодня появилась возможность подачи этой формы документа в электронном виде, но единых правил оформления документа тоже нет.
Некоторые организации издают локальные документы, согласно которым к официальному документу приравнивается электронное письмо или даже сообщение в мессенджере. Можно служебную записку подписать от руки, отсканировать или сделать фото и отправить ее через мессенджер, почту или корпоративный чат. Текст разрешено набрать на компьютере и потом распечатать. Также существует практика подписания электронных документов, в том числе служебных записок, простой электронной или квалифицированной электронной подписью. Этот вариант наиболее правильный.
Но есть исключения.
— Например, для объяснительных записок электронная форма допустима только при условии, что организация применяет электронный кадровый документооборот, — поясняет Антон Анферов.
Отвечать на служебную записку и принимать по ней меры или оставить без ответа — выбор руководства. Поэтому, если изложенный вопрос принципиален, например, это рапорт, и он отражает события, которые могут повлиять на вашу работу, ее стоит зарегистрировать и зафиксировать присвоенные ей дату и регистрационный номер. Чтобы облегчить поиск этого документа в случае разбирательств, рекомендуется сохранить себе экземпляр с регистрационным номером или отметкой секретаря о том, что документ принят. Это в том случае, если вы подавали записку в бумажном виде. Можно распечатать карточку из онлайн-системы, если служебная записка подавалась в электронном виде.
Регистрация служебных записок осуществляется в соответствии с имеющимися правилами ведения документооборота в конкретной компании. Ее может принять как секретарь, так и подразделение, ответственное за делопроизводство.
Главное о служебной записке
Служебная записка — внутренний документ организации и служит для коммуникации между сотрудниками и вышестоящим начальством. Вспомним о ней самое главное.
1. Для переписки с представителями другой организации такая форма неприемлема.
2. Она необходима, чтобы передать, запросить или предоставить информацию.
3. Используется в качестве объяснительного документа для проштрафившегося сотрудника.
4. Может быть написана в электронном виде.
5. Единой формы для ее составления нет, но есть разработанные шаблоны, на которые опираются при оформлении.
6. Отвечать на служебную записку и принимать по ней меры или нет — это выбор руководства компании.
7. Регистрация служебных записок осуществляется в соответствии с правилами конкретной организации.
8. Служебную записку лучше зарегистрировать и зафиксировать присвоенные ей дату и регистрационный номер.
Список источников.
1. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации». 2017.
2. Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 № 299. «ОК 011−93. Общероссийский классификатор управленческой документации».
3. ГОСТ Р 6.30−2003 «Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 01.07.2003.
Эксперт: Антон Анферов, врио директора Дирекции дополнительного профессионального образования, преподаватель кафедры государственного и муниципального управления Государственного университета управления
