Что такое «теория гидранта»
Основатель корпорации Lotus Митч Капор как-то сравнил получение информации из интернета с питьем из пожарного гидранта. Специалист в области онлайн коммуникации Мэттью Лори развил эту мысль и назвал гидрантом непрерывный поток сообщений, уведомлений и данных, которые бесперебойно поступают к нам из разных источников, пишет «Лайфхакер».
Причем «гидрант» представляет собой не просто данные, а настоящую фабрику новых задач. Они бывают разными. Есть очевидные, например электронное письмо с заданиями от начальника, и менее явные, например статья, которую было бы полезно прочитать для работы.
«Гидрант» не учитывает внутренние ритмы человека. Пока мы спим, он только наполняется. С утра мы заглядываем в телефон — и видим потоки писем и уведомлений. Задачи, которых еще вчера не было, уже «горят».
Нужно помнить, что этот непрерывный поток невозможно охватить полностью. Информация поступает не только через электронную почту или соцсети, но и через приложения, календари, веб-сайты и даже из нашей головы. Человек все время обрабатывает сообщения и решает, что с ними делать: ответить сразу, использовать в работе, сохранить, поделиться или удалить.
Контролировать «гидранта» можно с помощью одной из двух техник: изменить собственное поведение или применить технологии. Есть и третий вариант — применить технологии, чтобы изменить свое отношение и взаимодействие с информацией.
Как контролировать «гидрант»
1. Структурировать рутину
Благодаря этой технике вы сможете синхронизировать время работы и время, когда наш мозг сосредотачивается лучше всего. Подумайте, когда вы наиболее продуктивны, а когда, наоборот, вам сложно что-то делать.
Например, ваш пик продуктивности приходится на утро. В таком случае выделите 2−3 часа в это время, чтобы поработать над самой главной задачей дня, ни на что не отвлекаясь. Исследования показывают, что если сотрудника отвлекают или он отвлекается сам хотя бы раз в 3 минуты, то ему нужно в среднем 23 минуты, чтобы снова погрузиться в дела.
Обычно через 60−90 минут интенсивного труда концентрация снижается. Если вы устаете через определенные интервалы, делите период работы над главной задачей на две части, делайте перерыв и вставайте из-за стола.
Рабочий день тоже можно разделить на две части. Например, проводить встречи после обеда, а в остальное время решать другие задачи. Проверять входящие сообщения и почту при этом можно всего дважды — утром и днем, чтобы не отвлекаться от работы.
2. Изучить — Переместить в очередь или запас — Поделиться
Этот лайфхак помогает разделить поток из «гидранта» на три категории:
- удобный список задач;
- личная библиотека полезных материалов;
- источники информации, которой стоит поделиться с коллегами или друзьями.
Этим распределением можно заниматься как утром, так и вечером.
Изучить
Для начала надо проанализировать всю поступающую информацию. В нее входит что угодно, от рабочих и личных писем до уведомлений из приложений и сайтов. Важно помнить, что на большинство этих сообщений необязательно отвечать сразу.
Кроме того, открывать каждое письмо и отвечать на него не слишком эффективно. Лучше сосредоточиться на чем-то одном — например, только просматривать входящие. Если вы можете пролистать их быстрее чем за две минуты, сделайте это. Если нет, вернитесь к этому позднее.
Анализируйте поток входящих уведомлений два раза в день. Делая это утром, подумайте, насколько каждое сообщение срочное. Так вы сможете не тратить драгоценное время, которое хотелось бы посвятить самой важной задаче дня.
Переместить в очередь или запас
Далее несрочные задачи, на которых уйдет больше двух минут, можно разделить по двум направлениям.
Первое — то, что нужно прочитать, например онлайн-ресурсы. Сохраняйте их в избранном в браузере или в приложениях. Так у вас сформируется личная библиотека полезных материалов.
Второе — то, что нужно сделать. Переносите дела в бумажный ежедневник или электронный планировщик.
Поделиться
Затем опубликуйте ссылки на понравившиеся материалы в своих аккаунтах или перешлите в рабочие чаты, если они будут полезны вашим коллегам.
3. Доводить начатое до конца
Это касается всех дел, которыми вы занимаетесь. Здесь поможет проверенная система продуктивности для управления списком задач и собственным временем. Например, популярная Getting Things Done или другая, удобная и привычная лично вам.
К слову, для повышения продуктивности полезно анализировать выполненные задачи. Для такой работы подойдет метод разбора полетов.
