Несмотря на то, что к 2025 году электронная трудовая книжка должна была стать привычной вещью, она все еще вызывает замешательство у людей, которые хотят устроиться на работу, — причем не только у граждан среднего возраста, но и у молодежи. Здесь мы расскажем о ней все.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это информация о работе человека, записанная в цифровой форме в Социальном фонде России. Речь идет не о деятельности в качестве ИП или самозанятого: записи ведутся на основании заключения трудового договора с работодателем.
Так же как и в ее предшественнице, бумажной трудовой книжке, в ЭТК содержится информация о местах работы, занимаемых должностях и периодах трудовой деятельности.
Какие данные содержит ЭТК и чем отличается от бумажной
Откуда в Социальном фонде (а соответственно, и в электронной трудовой книжке) берется информация о вас?
Начиная с 2020 года все работодатели обязаны вносить в Пенсионный фонд России информацию о принятых ими на работу сотрудниках и впоследствии продолжать пополнять данные об их стаже, движении по карьерной лестнице
Вот какая информация о вас хранится в электронном хранилище соцфонда:
- личные данные (Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС);
- ваша текущая профессия, должность и место работы;
- даты подписания и расторжения вами трудовых договоров;
- причины, по которым вы повышались или понижались в должности, переводились или увольнялись.
До 2020 года трудовые книжки были в бумажном формате. У нового работодателя нет обязанности оцифровать всю трудовую книжку, поэтому стажа, который был до — в ЭТК может и не быть.
Здесь требуется пояснение. Ваши предыдущие работодатели до 2020 года могли сдавать в ПФР отчетность о занятости своих сотрудников, а могли и не сдавать. Если нет — тогда вместо стажа в ЭТК будет пустое место. Если же отчетность в Пенсионный фонд сдавалась, то там будет краткая информация о вашей предыдущей деятельности — только места и периоды работы.
Если вас не удовлетворит краткая информация в ЭТК, вы можете написать заявление в ПФР и прийти туда с бумажной трудовой книжкой. Сотрудники фонда проверят предоставленные данные и внесут соответствующие записи.
Таким образом, бумажная трудовая книжка может быть перенесена в электронную, но на всякий случай ее лучше не выбрасывать.
Что лучше — вести бумажную книжку или ЭТК? Здесь есть три варианта.
1. Если у вас уже есть бумажная трудовая, вы можете выбрать — продолжать записывать информацию в нее или же перейти на электронную версию. Сообщите об этом работодателю, и он будет заполнять данные о вашей работе в том варианте, который вы предпочитаете.
2. Если вы выберете переход к записям в ЭТК, работодатель начнет подавать электронные данные в ПФР, а дублировать информацию в вашу бумажную брошюрку перестанет: вести оба варианта не разрешается. Также нельзя будет перейти обратно к записи в бумажный вариант, если вы уже оформили электронный.
3. Если вы начали трудовую деятельность позже 2020 года, то выбора у вас нет: начинать запись в бумажный формат с нуля теперь запрещено.
Теперь давайте рассмотрим отличия электронного и бумажного форматов, чтобы вы видели плюсы и минусы обоих вариантов.
1. Электронная книжка не может потеряться. Данные на серверах ПФР дублируются и не пропадут. При желании вы можете распечатать себе выписку, чтобы иметь копию в бумажном варианте.
Люди, имевшие несчастье потерять или испортить бумажную трудовую книжку, знают, какая это головная боль — восстанавливать свой стаж. Данные о предыдущей работе, кроме как в вашей трудовой, были только в документации предприятий, где вы работали. Они закрываются или расформировываются, их бухгалтерские документы пропадают в неизвестном направлении. Предприятия эти могут находиться на другом конце страны, а бухгалтерия не горит желанием выписывать какие-то справки удаленно. И в ПФР никто вам на слово не поверит, что вы двадцать лет назад работали там-то и там-то.
Поэтому ЭТК в этом плане стала спасением для людей, которые имеют склонность забывать, куда они что-то положили.
2. В ЭТК вы не найдете своего стажа до 2020 года, если он не внесен туда вашими предыдущими работодателями или вами. Также в электронной версии нельзя записать то, что не входит в программу, например, присуждение каких-то наград или вахтовую работу.
3. С электронной книжкой на работу можно устроиться удаленно.
4. Пенсия при достижении пенсионного возраста будет оформляться без ненужной бюрократии — ведь все данные (кроме стажа до 2020 года) у Пенсионного фонда уже есть.
5. Получение услуг на «Госуслугах» упрощается: для оформления разных справок система берет данные из вашей трудовой.
Получается, минус у ЭТК на сегодняшний день только один: нет всей полноты данных. Плюсов же достаточно много.
Как выглядит электронная трудовая книжка
ЭТК на экране вашего компьютера — это таблица, где отражены ваши личные данные, а ниже — о работе. Информация о трудовой деятельности разделена на две части:
- в первой отображаются записи о работе с 2020 года;
- во второй записана более ранняя деятельность, если она подавалась предыдущими работодателями в Пенсионный фонд. Здесь вы увидите только краткое описание: работодатель и период работы. Но если вам нужно восстановить больше деталей этих кадровых действий, можно написать заявление в ПФР и запросить их.
Так же она будет выглядеть на бумаге, если вы решите запросить выписку и распечатать ее.
Кстати, если вы увидели, что информация в ЭТК неверна, вы можете ее скорректировать, написав заявление в соцфонд.
Как перейти на электронную трудовую книжку и отказаться от бумажной
Комментирует Мария Жученко, выпускник Государственного университета управления, налоговый консультант и специалист по налоговой отчетности и кадровым вопросам с 15-летним стажем работы:
— Для работодателя в этом нет ничего сложного. Во многих системах ведения бухгалтерского учета — 1С, СБИС и других — есть кнопка «Переход на электронную трудовую книжку». Вопрос решается одним кликом. Что касается человека, который решил сменить бумажную трудовую на ЭТК, ему нужно подать заявление в свободной форме на имя работодателя. В нем необходимо указать, как вас зовут, занимаемую должность, просьбу о переходе на ЭТК, и обозначить дату, с которой вы хотите это сделать.
Где посмотреть сведения из ЭТК и получить выписку
Вы как заинтересованное лицо всегда можете проконтролировать, что работодатель вносит в электронные файлы соцфонда, да и просто посмотреть содержимое ЭТК. Сделать это можно разными способами.
На «Госуслугах»
Здесь все просто — вы входите в свой «Личный кабинет» на Госуслугах и переходите в раздел «Выписка из ЭТК». А можете просто набрать «Выписка ЭТК» в строке поиска в ЛК.
Когда найдете ЭТК и проверите, что там все верно, ее надо будет заказать, нажав кнопку. Документ формируется в течение дня.
На сайте СФР
Аналогично вы действуете на сайте соцфонда России. Заходите на СФР с помощью логина и пароля «Госуслуг», находите список сервисов и выбираете раздел «Заказать выписку о трудовой деятельности». Если вам нужно распечатать документ, то он придет вам на электронную почту.
В МФЦ
Это также нетрудно. Вам нужно взять паспорт и прийти в ваш МФЦ. Там вы заказываете выписку из электронной трудовой книжки, и вам ее выдают.
У работодателя
Работодатель обязан предоставить вам выписку из ЭТК, естественно, если вы не ведете бумажную трудовую. У него есть на это три дня после вашего запроса. Для этого нужно написать в отдел кадров просьбу о выдаче выписки в свободной форме.
Комментирует Мария Жученко:
— Электронная трудовая книжка по сути и не документ. И в законодательстве такого термина, как «электронная трудовая книжка», нет — мы продолжаем говорить так просто по аналогии с бумажной трудовой. ЭТК — это просто электронные записи. Они становятся документом, когда заверяются цифровой подписью и обретают электронную или бумажную форму. Если на официальной выписке стоит значок усиленной электронной цифровой подписи, вы можете смело предъявлять ее по месту требования.
Главное об электронной трудовой книжке
Итак, вот какие основные моменты, которые мы должны знать об электронной трудовой книжке:
- она была введена в 2020 году, поэтому содержит весь стаж с этого периода и более ранний, если работодатели сообщали эти данные в ПФР;
- в ней есть все данные о кадровых перемещениях человека, за исключением вахтовой работы и присуждения наград;
- ее невозможно потерять или испортить;
- из ЭТК всегда можно сделать официальную выписку для распечатки или чтобы прислать ее по месту требования в электронном формате;
- с бумажной трудовой книжки можно перейти на электронную, а вот обратно уже нет.
Более подробную информацию об ЭТК вы можете прочитать в Трудовом кодексе РФ (2).
В любом случае решение оставлять себе бумажный формат или заводить ЭТК всегда остается вашим решением, поэтому оцените информацию, которую вы прочитали, и выберите то, что подойдет именно вам.
Список источников
1. Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 26.12.2024).
Эксперт: Мария Жученко, выпускник Государственного университета управления, налоговый консультант и специалист по налоговой отчетности и кадровым вопросам с 15-летним стажем работы
