Какие задачи можно доверить своим специалистам, а какие решения не стоит отдавать на откуп подчиненным? Какие риски для бизнеса несет излишнее перекладывание своих обязанностей на сотрудников? И есть ли золотая середина между делегированием полномочий и сбалансированным развитием компании? Об этом и многом другом рассказали в статье.
Что означает делегирование
Существуют организации, в которых у директора может быть по 5—6 замов, а все решения принимает все равно он. И непонятно, в чем тогда смысл наличия людей, которые, по сути, должны помогать в решении задач компании.
Те же руководители фирм, которые понимают, что не справляются с текучкой разнообразных дел, приходят к правильному выводу: если не разделить обязанности с персоналом, можно просто утонуть в бескрайнем море бумажной работы.
Если директор компании не умеет делегировать часть своих полномочий заместителям и ведущим сотрудникам, он — плохой руководитель, не умеющий отделять главное от второстепенного. А в этом заключается умение продвигать бизнес и выходить на лидирующие позиции по сравнению с конкурентами.
— Делегирование прав, полномочий и задач — это важный аспект управления, который приносит множество преимуществ как руководителю, так и команде в целом. Причем это еще и важная компетенция, по которой оценивают уровень управленческих навыков руководителя. Для молодых начальников это также критерий адаптации к новой роли, потому что самая частая ошибка думать — я все равно сделаю быстрее и лучше, не давая возможности сотрудникам проявить себя и научиться новому. Именно делегирование помогает руководителю оптимизировать свое время, бизнес-процессы и ресурсы, — говорит Анна Рудакова, директор Центра карьеры Университета «Синергия».
Цели и задачи делегирования
Умение правильно делегировать задачи позволяет решать много проблем бизнеса. Рассмотрим основные из них.
- Если руководитель освободит свое время от малозначительных задач, он может посвятить себя стратегическому планированию развития компании.
- Такое ответственное отношение к подчиненным даст им ощущение собственной значимости и повысит профессиональный рост.
- Делегирование задач позволит вовлечь сотрудников в интересы бизнеса и даст им новый стимул для работы.
- Грамотное распределение обязанностей сделает из компании группу единомышленников, работающих над общими задачами.
- Если над решением каждой задачи будет стоять заинтересованный в ее решении сотрудник, то бизнес получит больше прибыли.
- Делегирование позволит найти по-настоящему талантливых специалистов внутри компании.
- Кроме того, наделением полномочиями сотрудников поможет избежать текучки кадров, поскольку каждый профессионал будет занят интересующим его делом.
Какие задачи подходят для делегирования
Есть задачи, с которыми может справиться только руководитель. Передавать их подчиненным нельзя. Они не видят общую цель и не смогут принять правильное решение. Рассмотрим, какие обязанности вполне по силам выполнить сотрудникам.
- Составить отчет. На основании имеющихся данных, специалист вполне может составить отчет или провести анализ текущей ситуации.
- Самостоятельно поучаствовать в переговорах, если речь идет о новом проекте, который разрабатывает этот сотрудник.
- Собрать аналитическую информацию, необходимую для разработки дальнейшей стратегии.
- Ведение социальных сетей, корпоративных каналов, проведение обучения специалистов.
- Проверка кассовых чеков по безналичному расчету.
- Организация рекламной кампании, пиар-акции или массовых мероприятий.
Виды делегирования
— В условиях быстро меняющейся среды делегирование позволяет организации быстрее реагировать на изменения и адаптироваться к новым условиям, — уверена наш эксперт Анна Рудакова.
Каждый вид делегирования имеет свои особенности. Давайте разберем, в чем они заключаются и какие плюсы и минусы имеют.
Делегирование полномочий
Связано с передачей части прав и обязанностей для принятия решений в определенной области. Это может быть право подписывать документы, утверждать бюджет или управлять ресурсами. Такой вид делегирования требует доверия к сотруднику и четкого определения границ его полномочий.
Делегирование задач
Предполагает, что руководитель поручает подчиненным выполнение конкретных заданий или проектов. При этом контроль над процессом и результатом остается за руководителем. Например, сотруднику может быть поручено подготовить отчет или организовать маркетинговое мероприятие. Такой подход позволяет руководителю сосредоточиться на стратегически более важных вопросах.
Делегирование ответственности
Подразумевает, что подчиненный не только выполняет задачу, но и несет ответственность за ее результат. Руководитель при этом может сохранять общий контроль, но основная нагрузка ложится на сотрудника. Например, назначение ответственного за реализацию проекта с полной отчетностью.
Обратное делегирование
Такое происходит в том случае, если сотрудник не справляется с заданием, полученным от руководителя и тот отзывает полномочия. Или специалист понимает, что не в состоянии выполнить поставленную перед ним задачу и сам отказывается от дальнейших действий.
Полное делегирование
Это передача задачи, полномочий и ответственности без вмешательства руководителя. Подчиненный самостоятельно принимает решения и отвечает за итог. Такой подход часто используется в случаях, когда сотрудник обладает высокой квалификацией и опытом, например при передаче управления отделом или направлением бизнеса.
Ограниченное делегирование
Предполагает передачу задач или полномочий с четкими рамками и условиями. Руководитель оставляет за собой право контроля и может вмешиваться в процесс. Например, сотруднику поручается провести переговоры, но итоговые условия должны быть согласованы с руководством.
Ситуативное делегирование
Применяется в зависимости от конкретных обстоятельств или компетенций сотрудника. Например, в случае отсутствия руководителя временные полномочия могут быть переданы заместителю. Такой вид делегирования гибок и адаптируется под текущие нужды.
Функциональное делегирование
Связано с передачей определенных функций или процессов, связанных с конкретной областью деятельности. Например, контроль качества продукции может быть передан отдельному специалисту, что позволяет оптимизировать работу и повысить эффективность.
Стратегическое делегирование
Затрагивает задачи, связанные с долгосрочным планированием и развитием компании. Руководитель может поручить топ-менеджеру разработать стратегию выхода на новый рынок или внедрения инноваций. Такой подход требует высокого уровня доверия и профессионализма.
Принципы делегирования
Делегирование — важный инструмент управления, который позволяет руководителю эффективно распределять задачи, полномочия и ответственность среди сотрудников. Правильное распределение обязанностей не только разгружает руководителя, но и способствует развитию команды, повышает мотивацию сотрудников и ускоряет достижение целей. Но чтобы делегирование было эффективным, необходимо соблюдать определенные принципы. Они помогают избежать ошибок, обеспечить четкость в постановке задач и создать условия для успешного выполнения работы.
Основные принципы делегирования:
- Принцип ясности. Задачи и ожидания должны быть четко сформулированы. Сотрудник должен понимать, какой именно результат от него требуется, сроки и действия. Неопределенность может привести к ошибкам и снижению эффективности.
- Принцип соответствия. Делегируемые задачи должны соответствовать компетенциям и опыту сотрудника. Поручение слишком сложных или, наоборот, слишком простых задач может демотивировать сотрудника или привести к неудаче.
- Принцип ответственности. Руководитель должен четко обозначить, кто несет ответственность за выполнение задачи. При этом важно помнить, что окончательный итог работы всегда остается за руководителем.
- Принцип контроля. Делегирование не означает полное устранение руководителя из процесса. Необходимо установить контрольные точки для отслеживания прогресса и своевременного внесения корректировок, если это потребуется.
- Принцип мотивации. Сотрудник должен быть заинтересован в выполнении задачи. Это может быть достигнуто через признание его заслуг, возможность профессионального роста или материальное поощрение.
- Принцип обратной связи. Руководитель должен быть открыт для вопросов и обсуждения возникающих трудностей. Обратная связь помогает своевременно устранять проблемы и поддерживать сотрудника.
- Принцип постепенности. Делегирование должно быть поэтапным, особенно если работник только осваивает новые задачи. Начинайте с небольших поручений, постепенно увеличивая их сложность и объем.
- Принцип доверия. Делегирование требует доверия к сотруднику. Микроменеджмент и постоянный контроль могут демотивировать команду. Доверяйте, но проверяйте в рамках установленных контрольных точек.
- Принцип баланса. Нельзя делегировать все задачи, оставляя сотрудников перегруженными, или, наоборот, концентрировать все в своих руках. Важно найти баланс между задачами, которые остаются у руководителя, и теми, которые передаются подчиненным.
- Принцип обучения. Делегирование — это не только способ разгрузить себя, но и возможность развивать навыки сотрудников. Поручая новые задачи, вы помогаете команде расти и становиться более самостоятельной.
Как делегировать задачи разным сотрудникам
После того, как вы определились с основными и второстепенными задачами можно подходить к этапу решения передачи полномочий.
1. Определите конкретную задачу
Самое простое — начать с задач, которые можно выполнять, опираясь на имеющиеся инструкции или аналоги. Например, обзвонить клиентов и согласно заготовленным фразам предупредить о переносе встречи.
2. Найдите исполнителя
Человек, который будет выполнять задачу должен подходить к определенным критериям: быть вежливым, корректным, уметь дать при необходимости дополнительные объяснения.
3. Определите сроки
Сотрудник должен знать, что задачу нужно выполнить к определенному числу и времени.
4. Дайте все необходимые инструкции
Объясните специалисту особенности тех или иных клиентов, пришлите необходимые документы, договоры и переписку с тем или иным человеком, чтобы сотрудник понимал психологические особенности общения.
5. После выполнения задачи оцените результат
Важно поощрить сотрудника за правильно выбранный тон и умение избежать сложных ситуаций. Нужно выслушать его, отметить правильный подход и и внести корректное замечание, если он в чем-то ошибся.
Почему руководителю важно уметь делегировать задачи
Американский писатель Джон Максвелл в своей книге «Создай команду лидеров» говорил, что если перед вами несколько небольших задач, проще выполнить их самим. Но если кто-то хочет творить действительно великие дела, он должен уметь делегировать полномочия. Руководитель может застрять на одном этапе своего бизнеса, если не научится передавать часть своих задач подчиненным. Поэтому для него так важно понимание профессиональных качеств своих сотрудников, их сильных и слабых сторон.
Какие ошибки можно совершить при делегировании рабочих процессов
Чтобы делегирование прошло успешно, нужно не только подобрать для этих целей нужного человека, ну и еще правильно объяснить задачу, поставить четкие цели и определить время на ее выполнение. Давайте рассмотрим основные ошибки, которые можно допустить при распределении задач.
1. Нечеткое объяснение
Когда задача дается на ходу, исполнитель не понимает ее сути и не может до конца понять, что от него требуется. Ошибка руководителя заключается в том, что он не дает конкретные инструкции, которые будут основополагающими для решения поставленной задачи.
2. Постановка только легких задач
Сотрудник, которому все время дают несложные задачи, перестает верить в свои силы и привыкает работать по шаблону.
3. Постоянный контроль и переделка за подчиненными
Недоверие со стороны руководителя делает делегирование бессмысленной задачей, поскольку сотрудник понимает, что от него ничего не зависит и директор в любой момент исправит ситуацию.
4. Поручение одной задачи сразу нескольким сотрудникам
Каждый из них не понимает, за что именно отвечает и перекладывает ответственность на другого.
5. Делегирование слишком сложных задач
Если речь идет о стратегическом развитии бизнеса, то лучше эту задачу не поручать сотрудникам, а выполнять ее самому. Иначе это может привести к большим проблемам.
6. Нет постановки четкого времени выполнения задачи
Сотрудник должен знать, сколько времени у него есть для решения задачи, тогда он будет действовать согласно своему плану. Размытые цели и неопределенные временные рамки приводят к невыполнению основной функции делегирования.
Мнение эксперта
Делегирование, несмотря на свои преимущества, связано с определенными рисками, уверена Анна Рудакова.
— В моей практике работы с руководителями чаще всего делегирование неожиданно перерастает в микроменеджмент. Они вроде бы и отдают часть задач, но при этом постоянно контролируют своих сотрудников, дергают по несколько раз в день. Согласитесь, в таких условиях не каждый сможет работать, — рассказала эксперт.
Необходимо, чтобы руководитель не погружался только в обучение сотрудников. Делегировать нужно тому работнику, который готов к выполнению задачи и обладает определенными навыками, чтобы прийти к цели.
Также необходимо следить за перегрузкой сотрудников, качеством выполнения задач и неравномерной нагрузкой. Чтобы минимизировать эти риски, важно тщательно выбирать задачи для делегирования, обеспечивать необходимую поддержку и обучение, а также поддерживать открытость в коммуникации и обратной связи.
Анна Рудакова остановилась на нескольких распространенных ошибках, которые могут негативно сказаться на эффективности работы команды и достижении целей. Например, недостаточная ясность поставленной задачи. Представьте, что руководитель считает, что он совершенно понятно все объяснил, а сотрудник постеснялся уточнить или переспросить и принял информацию по-своему. Какой итог? Конечно, задача не выполнена или выполнена неверно. Плохо, когда происходит постоянное вмешательство в рабочий процесс со стороны руководителя, особенно когда он не доверяет сотрудникам — это может демотивировать команду и снизить ее эффективность, как и отсутствие обратной связи. Важно находить баланс между контролем и доверием.
— Сотрудников нужно обеспечить необходимыми ресурсами, информацией или обучением для выполнения делегированных задач, иначе это может привести к ошибкам и низкому качеству работы. Важно учитывать сильные и слабые стороны каждого члена коллектива. Некоторые руководители могут испытывать трудности с делегированием, считая, что сами справятся лучше. Часто это приводит к перегрузке и выгоранию, — считает Анна Рудакова.
Чтобы этого избежать, важно развивать навыки делегирования, обучать персонал, поддерживать открытое общение и регулярно проводить оценку результатов работы.
Главное о делегировании
Напомним, что делегирование — это передача руководителями части своих прав, полномочий и задач сотрудникам компании. Подводя итог всему вышесказанному, перечислим основные тезисы статьи.
1. Делегирование — важный аспект управления, который приносит множество преимуществ как руководителю, так и команде в целом.
2. По нему оценивают уровень управленческих навыков руководителя.
3. В условиях быстро меняющейся среды делегирование позволяет организации быстрее реагировать на изменения и адаптироваться к новым условиям.
4. Руководитель может передать часть своих обязанностей, не связанных со стратегическим развитием компании и серьезными бизнес-процессами.
5. Чтобы делегирование прошло успешно, нужно выбрать подходящих для этих целей сотрудников, поставить четкие задачи и обучить их.
6. В дальнейшем необходимо следить за качеством выполнения задач и возникающими проблемами у сотрудников.
7. Важно развивать навыки делегирования, обучать персонал, поддерживать открытое общение и регулярно проводить оценку результатов работы компании.
Список источников
1. Руководитель хочет делегировать часть своих полномочий, в том числе подписание договоров, своим заместителям. Каким образом… Кадровое дело. 2018.
2. Делегируем полномочия руководителя. Профессиональный журнал «Секретарь-референт» № 9. 2017.
3. Делегирование полномочий в системе менеджмента. Лекция № 7: управление персоналом на предприятиях и в организациях. Национальный открытый университет «Интуит».
4. Максвелл Дж. Создай команду лидеров.
Эксперт: Анна Рудакова, директор Центра карьеры Университета «Синергия»
