«Если вы хотите оптимизировать любой рабочий процесс, заставьте заниматься им ленивого человека: он сделает всю работу за вас». Возможно, дело не в том, что вы ленивы, а у вас просто много дел, и каждое хочется сделать побыстрее. А возможно, дедлайн уже близко, и нужно просто успеть сдать проект.
Так или иначе, вот список из 11 пунктов, которые помогут лучше организовать рабочий процесс, которые предлагает использовать колумнист The Guardian Джоэл Снэйп:
Записывайте все
Вообще все: списки покупок, встречи, дела на сегодня и на потом, лучшие способы развлечь вашего ребенка, идеи для романа, который вы может быть когда-нибудь решитесь написать, все фильмы и сериалы, которые надеетесь посмотреть.
Сегодня удобнее и практичнее делать все это в электронной таблице с несколькими вкладками — но если вам приятнее использовать блокнот, можно записывать что-то руками. Главное — все, что вы напишете, освободит голову под другие задачи, потому что это не надо будет запоминать: вы буквально выгружаете мысли из своей оперативной памяти на внешний носитель.
Вместо списка задач ведите список «сделать в первую очередь»
Список дел перестает работать, когда в него попадают дела разного размера: простые легко вычеркнуть, а сложные и многоступенчатые, вроде «написать диссертацию» и «договориться о собеседовании» могут запнуться о любую деталь. Поэтому лучше выписать те самые детали и небольшие шаги, которые точно нужно выполнить первыми. Разбивайте задачи до равномерных маленьких кусочков и приоритезируйте те, которые точно надо сделать сегодня. Больше выполненных дел с утра — больше мотивации продолжать продуктивный день.
Вместо того, чтобы зачеркивать пункты, автор советует ставить рядом с ними галочки: так лучше видно, что вы уже успели, и настроение поднимается.
Поймите, в какие часы вы наиболее внимательны
Рабочий график мало у кого совпадает с внутренними часами: в определенные часы мы хотим только лежать, а в другое время готовы свернуть горы, и редко когда это попадает в график с 10 до 18. Постарайтесь расчертить свой день на периоды активности и планируйте задачи в соответствии с этим.
Возможно, если такая возможность есть, лучше сделать 2-часовой перерыв днем и выполнить все эти дела поздно вечером — или наоборот, прийти на работу на 2 часа раньше и разделаться со всем быстрее. Конечно, не все организации готовы к такой гибкости, но лучше попробовать — или по крайней мере ставить сложные задачи на часы, когда вы активны, а унылую рутину на период, когда мозг все равно устает.
Время для работы и время для отдыха
Рэймонд Чандлер, известный автор бесчисленных детективных романов, рассказывал, что продуктивности он добился так: каждый день выделял время, когда должен был писать. Если писать не получалось, он разрешал себе бродить, размышлять, смотреть в окно — но активно заниматься чем-то другим было нельзя: только писать или не писать.
Конечно, сегодня, со всеми сообщениями на телефоне и вкладками в браузере добиться такой изоляции сложнее — но можно попробовать.
Наденьте резинку на телефон
Прямо поверх экрана. Неожиданный совет, но вот почему он работает. Обычно, чтобы не отвлекаться на телефон, рекомендуют переводить его в авиарежим, прятать в тумбочку или поставить на заставку фото семьи, чтобы помнить, ради кого это все — но убедить себя сложно, потом вы решаете проверить что-то очень важное и вот снова сидите в телефоне.
Резинка — это простое и примитивное физическое напоминание, что телефоном нужно пользоваться только по необходимости, и каждый раз, задевая ее, вы напоминаете себе, что должны заниматься чем-то другим.
Замените таймер на чайник
Поставьте чайник на плиту и отвлекитесь на домашние дела с мыслью, как много вы успеете сделать, прежде чем он закипит. Это хороший способ интенсивно позаниматься уборкой — и полностью разгрузить голову от других проблем на 2−3 минуты.
Адаптируйте метод Pomodoro
Метод помидора, названный так в честь кухонных таймеров в виде продуктов — классика тайм-менеджмента. Он звучит так: 25 минут работаете, 5 минут отдыхаете. Проблема очевидна: разные занятия предполагают разную интенсивность, а у вас может быть разное количество сил — иногда 25 минут это очень много, а иногда напротив, слишком мало. Поэтому лучше взять общий принцип и подстроить его под каждую задачу опытным путем.
Автор предлагает начать с 5-минутного отрезка на работу, изучить свое состояние и подстраивать каждый отрезок под свое самочувствие, не забывая про перерывы.
Создавайте конструкции «Если, то»
Сделайте выбор заранее, чтобы не пришлось делать его тогда, когда вы устали. Например, вы заранее решите, что если прогуляете спортзал, то сделаете 10-минутную пробежку перед сном, или заранее подберете второе кафе для перерыва на обед на случай, если первое надоест. Тогда в моменте у вас уже будет готовое решение. Ваш уставший и растерянный мозг скажет вам спасибо.
Замените «я должен» на «я имею возможность»
Еще один способ изменить свой взгляд на жизнь: вы не обязаны идти в спортзал, играть на скрипке или звонить своей маме — самое важное, что у вас есть такая возможность, которой многие лишены. Позвоните маме.
Убирайте «пустые дни»
То есть такие дни, когда вы не двигаетесь по направлению к вашему проекту. Важнее сохранять настрой и динамику, поэтому наоборот, если у вас есть большая цель, лучше каждый день делать понемногу хоть что-то, что приближает вас к ней. Если целей несколько, лучше уделять внимание каждой.
Начните сейчас, исправите потом
Идеального момента для того, чтобы начать что-то, не существует. Вы никогда не будете в максимально хорошей форме, не будет вечера, свободного от всех прочих задач и так далее. Если у вас есть важное дело, начните делать его прямо сейчас — кое-как, по чуть-чуть, главное начать. Довести все до ума вы еще успеете.
А еще настроиться на работу поможет хорошо организованное пространство — как этого добиться, рассказываем в отдельном материале.
Георгий Мазуркевич
